Valget mellem messevæg og rollup handler ikke kun om indkøbsprisen. Et billigt display kan blive en dyr løsning, hvis du skal købe nyt tryk til hvert arrangement, betale for ekstra transport eller bruge to medarbejdere på opstillingen. Omvendt kan en stor bagvæg være en unødvendig udgift, hvis du blot skal vise et logo og et enkelt budskab ved et mødebord. Sæt derfor kroner på den konkrete opgave fra starten. Hvor meget plads skal displayet dække, hvor ofte skal det bruges, og hvem skal have det med?

Indkøbsprisen på messevæg og rollup

En rollup består normalt af en kassette, en oprulningsmekanisme, en støttepind og en trykt bane. En messevæg kan eksempelvis bestå af en ramme med tekstiltryk eller et sammenklappeligt system med monterede baner. Betegnelserne dækker forskellige konstruktioner. To priser er derfor ikke nødvendigvis sammenlignelige, selv om produkterne ligner hinanden på billederne.

Som et rent budgeteksempel kan du afsætte 800 kr. ekskl. moms til en rollup og 4.000 kr. ekskl. moms til en messevæg. Beløbene er regneforudsætninger, ikke dokumenterede markedspriser. Det konkrete tilbud afhænger blandt andet af størrelse, materiale, tryk og tilbehør.

Kontrollér især, om prisen omfatter både system og færdigt tryk. En lav pris på selve rammen siger ikke meget om den endelige udgift. Taske, fødder og eventuel belysning skal også fremgå, før du kan sammenligne tilbuddene på samme grundlag.

Betal for den flade, standen faktisk kræver

En rollup på eksempelvis 85 × 200 cm giver en smal, lodret flade til et logo, et produktbillede og en kort tekst. En messevæg på eksempelvis 300 × 230 cm kan fungere som sammenhængende baggrund bag et bord eller en disk. De to størrelser løser forskellige opgaver, så prisen pr. kvadratmeter er sjældent nok at vælge ud fra.

Har du kun en smal plads ved indgangen til et mødelokale, kan den store væg koste både penge og brugbar gulvplads. På en bred messestand kan flere separate rollups omvendt give mellemrum og optage plads med hver deres fod, når du egentlig har brug for én samlet billedflade.

Tegn placeringen med mål, før du bestiller. Medtag bord, stole, adgangsvej og pladsen bag displayet. Spørg også arrangøren om højdegrænser og krav til materialer, så du ikke betaler for et format, der ikke må opstilles.

Grafisk arbejde kan ændre prisforskellen

Trykfilen er en selvstændig budgetpost, også når du allerede har et logo. Et visitkort eller et opslag til sociale medier kan sjældent forstørres direkte til en stor bagvæg. Billederne skal have tilstrækkelig opløsning, teksten skal kunne læses på afstand, og layoutet skal passe til systemets synlige areal.

Bed om en særskilt pris på grafisk opsætning og rettelser. Spørg, hvor mange korrekturrunder tilbuddet omfatter, og hvad ekstra ændringer koster. Hvis tre kolleger skal godkende teksten, kan den interne koordinering tage mere tid end selve arbejdet med filen.

En enkel rollup med få elementer kan kræve mindre grafisk arbejde end en bred væg med flere billeder. Det afhænger dog af materialet, du leverer. Et færdigt layout i den korrekte skabelon kan begrænse opgaven, mens manglende billedfiler og uklare tekster kan udløse ekstra timer ved begge displaytyper.

Transport og arbejdstid skal med i regnestykket

Displayets pakkemål kan være mere afgørende end vægten. En lang transporttaske kan være besværlig i en lille bil, selv om én person kan løfte den. Undersøg derfor målene i sammenpakket tilstand og ikke kun størrelsen på det færdige display. Husk også plads til brochurer, vareprøver og resten af standens udstyr.

Bed leverandøren oplyse følgende, før du beregner transport og bemanding:

• Pakkemål og samlet vægt inklusive taske eller kuffert.
• Antal kolli og eventuelle løse dele.
• Forventet opstillingstid og behov for værktøj.
• Om opstillingen kræver én eller to personer.

Brug virksomhedens egen interne timepris til at sætte en pris på arbejdstiden. Hvis pakning, læsning og opstilling samlet tager en ekstra time pr. arrangement, bliver det til otte timer over otte arrangementer. Den udgift står ikke på leverandørens faktura, men hører stadig til displayets samlede omkostninger.

Nyt budskab behøver ikke betyde nyt system

Skifter du kampagne flere gange om året, bør du undersøge prisen på udskiftning allerede ved første køb. Til nogle messevægge kan du bestille et nyt tekstil til den eksisterende ramme. På visse rollups kan banen udskiftes, men arbejdet og konstruktionen kan gøre det mindre praktisk end forventet. Få mulighederne bekræftet for netop den model, du overvejer.

Bed både om prisen på et komplet display og på et senere trykskifte. Spørg desuden, om I selv kan stå for udskiftningen, eller om systemet skal sendes ind. Fragt begge veje og tid uden display kan påvirke regnestykket. En ny trykt bane og fragt begge veje kan gøre et senere trykskifte dyrere, end en lav rollup banner pris ved første køb umiddelbart antyder.

Hold gerne datoer, midlertidige priser og korte kampagnetilbud ude af det store grundlayout. De oplysninger kan stå på et separat skilt. Så kan bagvæggen eller rolluppen fortsat bruges, når tilbuddet udløber, hvis resten af budskabet stadig passer.

Fordel udgiften på de forventede arrangementer

En enkel beregning kan vise, hvor meget brugshyppigheden betyder. Antag, at en rollup koster 800 kr., mens en messevæg koster 4.000 kr., begge ekskl. moms. Ved otte arrangementer svarer indkøbet til henholdsvis 100 kr. og 500 kr. pr. gang. Det er kun fordelingen af købsprisen, ikke den samlede udgift til at bruge displayet.

Læg derefter grafisk arbejde, fragt, transport, opstilling og forventede trykskift til. Hvis væggen kræver en bil, du ellers ikke skulle have lejet, skal den ekstra leje medregnes. Hvis bilen allerede kører og har plads, bør hele biludgiften ikke automatisk belastes displayet.

Regn også på et forsigtigt scenarie med færre arrangementer. Bliver otte planlagte messer til tre, stiger indkøbsudgiften pr. anvendelse mærkbart. Køb derfor ikke en dyrere konstruktion alene på baggrund af et optimistisk aktivitetsniveau. Tag udgangspunkt i de aftalte arrangementer, og betragt resten som mulige ekstra anvendelser.

Kan det betale sig at leje en messevæg?

Leje kan være relevant til et enkelt arrangement, især hvis du har brug for en størrelse, som du næppe skal anvende igen. Sammenlign den samlede lejepris inklusive tryk, levering, afhentning og eventuel montering med udgiften til at købe en tilsvarende løsning.

Spørg særskilt, om dit tryk bliver dit efter arrangementet, og om det kan bruges ved en senere leje. Undersøg også vilkårene for skader, forsinket returnering og manglende emballage. Udgifter til den slags kan ændre prisforskellen mellem leje og køb.

Ved gentagne arrangementer bør du indhente konkrete tilbud på begge muligheder med samme størrelse og antal anvendelser. Så bygger sammenligningen på den faktiske plan frem for en lav startpris.

Hvad skal et tilbud på et display indeholde?

Et brugbart tilbud bør angive displaytype, præcise mål, materiale, tryk, medfølgende dele, grafisk arbejde, fragt og samlet pris. Det skal også tydeligt fremgå, om beløbene er med eller uden moms. På den måde kan du holde tilbuddet op mod budgettet uden at skulle gætte på manglende poster.

Bed desuden om leveringstid, frist for godkendelse af trykfilen og eventuelle tillæg ved hurtig produktion. Få bekræftet, om transporttaske, korrektur og kontrol af filen indgår, eller om de bliver faktureret særskilt.

Hvis du forventer at genbruge systemet med nye budskaber, skal tilbuddet også beskrive mulighederne for at få reservedele og udskifte trykket. Bed gerne om en separat pris på et nyt tryk, så du kan budgettere den næste kampagne uden at regne med køb af et helt nyt display.